取扱説明書の作成を外注するときの流れと、依頼前に準備しておきたいこと
当方では、メーカーから取扱説明書の作成を受託しています。初めて外注するメーカーの担当者からは、「どのように進むのか」「何を用意すればいいのか」と聞かれることがよくあります。
この記事では、取扱説明書の作成を外注するときの流れと、依頼の前に準備しておくとスムーズなもの、外注先を選ぶときに見てほしいところを紹介します。
外注したときの流れ
当方の場合、取扱説明書の作成は、おおむね次の流れで進みます。
- ご発注
- 取材：必要に応じて、実機で操作方法を確かめたり、開発の担当者にヒアリングしたりします。一般的な家電製品であれば、製品サンプルを送っていただき、それで操作を確かめながら進めることもあります
- 初校の作成：文章とレイアウトをひととおり仕上げた「初校」を作ります。当方では文章を作る作業とレイアウトの作業を分けていないので、同時に進めます
- ご確認とフィードバック：初校を確認していただき、修正点をお知らせいただきます
- 修正と再確認：いただいた修正点をもとに直し、また確認していただきます。このやり取りを数回くり返して完成させます
期間は製品によって変わりますが、通常は初校の提出まで3週間〜1か月程度、完成まで1〜2か月程度です。納期のご希望がある場合は、できるだけご要望に合わせるようにしています。
依頼の前に準備しておきたいもの
取扱説明書の作成をスムーズに進めるために、次のようなものをご用意いただけると助かります。
| 用意していただきたいもの | 理由 |
|---|---|
| 仕様書・図面 | 製品の機能や構造を正しく把握するための基本の資料です |
| 簡単な使い方のメモ（仕様書などがない場合） | 開発側が想定している使い方がわかり、認識のずれを防げます |
| メーカーが作成した取扱説明書（あれば） | 英語や中国語のものでもかまいません。海外メーカーの製品では、元の取扱説明書が大きな手がかりになります |
| 試作機・製品サンプル | イラストを起こすためと、操作方法をこちらでも確かめるために、基本的にお借りしたいと考えています |
| 3Dデータ（あれば） | イラストを起こす作業がスムーズになります |
試作機は、あるとないとで仕上がりが大きく変わります。実物に触れると、仕様書には書かれていないことが出てくるからです。たとえば「カチッと音がするまで」と書いてあっても、実際にはその音が小さくて気づけない、といったことがあります。こうした使う人の戸惑いが、取扱説明書の材料になります。大型の機械などで送るのが難しい場合は、こちらから取材に伺うことも可能です。
外注先を選ぶときに見てほしいところ
外注先を選ぶときは、どのくらいの製品を手がけてきたのか、その実績を見ていただくのがいちばんだと考えています。あわせて、資料だけで進めるのではなく、実機を確認したうえで作ってくれるかどうかも、仕上がりを左右するポイントです。
また、仕上がりだけでなく、そこに至る過程も大切です。どのような課題を見つけ、どう改善したのか。使う人が迷う箇所や誤解しやすい操作を見つけ、足りない情報を確かめ、説明の順序や表現まで提案できるか。そうした仕事の進め方に、テクニカルライターの経験と専門性が表れます。
費用や期間が変わる要素
取扱説明書の作成の費用や期間は、主に次のような要素で変わります。
- ページ数
- イラストの数
- 製品の難易度
難易度というのは、使い方のわかりやすさです。たとえば、一般的な湯沸かし器であれば、使い方のおおよその見当がつきます。一方で、AIを使った最新のツボ押し器具のような製品になると、仕様書を熟読しないと使い方がわかりません。製品を理解するのに時間がかかる分、費用や期間も変わってきます。
既存の取扱説明書の改訂や、数ページだけのご依頼も承っています。
まとめ
- 外注すると、取材、初校の作成、確認と修正のくり返しを経て完成する。期間は初校まで3週間〜1か月程度、完成まで1〜2か月程度が目安
- 仕様書や図面、試作機、3Dデータ、元の取扱説明書などがあるとスムーズに進む。特に試作機は、仕様書にない「使う人の戸惑い」を見つけるのに欠かせない
- 外注先は、実績と、実機を確認して作ってくれるかどうか、そして課題を見つけて改善まで提案できるかで選ぶ
- 費用や期間は、ページ数、イラストの数、製品の難易度で変わる
当方では、取扱説明書の新規作成から既存の取扱説明書の改訂まで対応しています。お見積り・ご相談は無料です。お気軽にお問い合わせください。
※期間や費用は目安です。製品の内容やご依頼の範囲によって異なります。